e-Fatura ve e-Arşiv Fatura birbirinin farklı fiyatlı sürümleri değildir. Alıcının kayıt durumu ve işlemin niteliği hangi belgenin düzenleneceğini etkiler; geçiş planı da işletmenin kendi kullanım senaryolarına göre yapılmalıdır.
Önce alıcıyı ve işlemi tanımlayın
GİB açıklamalarında, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirleriyle yaptıkları işlemler ile uygulamaya kayıtlı olmayanlara yönelik işlemler ayrı ele alınır. Bu nedenle yalnızca müşterinin şirket olması, düzenlenecek belgenin e-Fatura olduğunu söylemek için yeterli değildir. Alıcının kayıt durumu ve ilgili istisnalar kontrol edilmelidir.
İşletmenizin müşterilerini kurumsal alıcı, son tüketici, yurt içi ve farklı işlem senaryoları bakımından gruplamak geçiş görüşmesini kolaylaştırır. Bu gruplama, mevzuat değerlendirmesinin yerine geçmez; hangi soruların cevaplanması gerektiğini ortaya çıkarır.
Paket kadar iş akışını da değerlendirin
Aylık fatura hacmi, kaç kişinin belge düzenlediği ve kullanılan ticari yazılım seçimde birlikte ele alınmalıdır. Faturayı oluşturmak kadar iletim durumunu izlemek, ilgili kayda yeniden erişmek ve düzeltme ihtiyacını yönetmek de günlük işin parçasıdır.
Bir deneme senaryosunda örnek müşteri ve ürünle başlayın. Belgenin oluştuğu ekranı, cari ve stok kayıtlarıyla ilişkisini ve kullanıcının işlem durumunu nasıl takip ettiğini gözden geçirin. Böylece yalnızca paket adlarını değil, işletmenizde kullanılacak somut akışı karşılaştırabilirsiniz.
Geçiş planını güncel bilgiyle kurun
Zorunlu geçiş koşulları, uygulama yöntemleri ve belge senaryoları için GİB'in güncel açıklamalarını esas alın. Başka bir işletmenin geçiş tarihi veya kullandığı paket sizin için doğrudan ölçüt değildir. Mevcut uygulamanız, müşteri yapınız ve belge hacminizle hazırlanmış kısa bir ihtiyaç özeti ilk adımı somutlaştırır.
Örnek senaryo: farklı alıcılarla çalışan bir işletme
Bu senaryo örnektir, gerçek bir müşteri çalışması değildir. Bir işletmenin hem e-Fatura uygulamasına kayıtlı şirketlere hem de son tüketicilere satış yaptığını düşünün. Önce bu iki alıcı grubunun mevcut kayıt durumu ve işlem türleri ayrılır. Ardından aynı satışın fatura, cari ve varsa stok ekranlarında nasıl izleneceği değerlendirilir. Geçiş görüşmesinde yalnızca yıllık kontör miktarı sorulmaz; belgeyi kimin düzenleyeceği, iletim durumunun kim tarafından takip edileceği ve hangi yazılımın kullanılacağı da belirlenir. Nihai uygulama, ilgili işlem için güncel GİB açıklamaları kontrol edilerek seçilir.
Başlangıç kontrol listeniz
- Aylık gelen ve giden belge hacmini ayrı belirleyin.
- Alıcı türlerini ve e-Fatura kayıt kontrolünü tanımlayın.
- Mevcut yazılımı, kullanıcıları ve ihtiyaç duyulan bağlantıları listeleyin.
- Geçiş kapsamını güncel GİB açıklamalarıyla değerlendirin.
Kaynaklar ve kapsam
Bu rehber genel bir başlangıç sunar. Uygunluk, başvuru ve hizmet kapsamı işletmenizin durumuna göre ayrıca değerlendirilir. Güncel koşullar için ilgili kurumun açıklamalarını esas alın.